Hiljuti teostatud tööd ja projektid
Siin on valik näiteid töödest, millega oleme muutnud klientide igapäevatöö sujuvamaks ja süsteemsemaks.
Merit Activas regulaarsete müügiarvete koostamine
Logistikafirma soovis tagada oma klientidele müügiarvete korrektse ja õigeaegse koostamise mõistliku kuluga, ilma lisakoormuseta oma raamatupidajale. Arveldamiseks kasutati Eestis laialdaselt kasutatavat raamatupidamisprogrammi Merit Activa.
- müügiarvete regulaarne koostamine vastavalt kokkulepitud graafikule (nii käsitsi etteantud andmete alusel otse Merit Activas kui ka osaliselt automatiseeritult Outvoiceri abil)
- arvete edastamine klientidele e-arvena või PDF-formaadis e-posti teel
Arveldamine on korraldatud süsteemselt ja tõrgeteta, ilma viivitusteta. See võimaldas raamatupidajal keskenduda olulisematele finantsülesannetele, samal ajal kui regulaarne ja täpsust nõudev arveldusprotsess on stabiilselt hallatud.
INF 3 deklaratsiooni esitamine MTA-sse õppeasutuse eest
INF 3 deklaratsiooni esitavad õppeasutused Maksu- ja Tolliametile (MTA), et deklareerida füüsilistele isikutele tagastatava koolituskulu andmed tuludeklaratsiooni jaoks.
- koondtabeli koostamine konto väljavõtte ja õpilaste nimekirja alusel
- andmete kontroll ja korrastamine vastavalt MTA nõuetele
- CSV-faili ettevalmistamine MTA-s esitamiseks
- INF 3 deklaratsiooni esitamine e-MTAs
Korrektselt ja tähtaegselt esitatud INF 3 deklaratsioon. Andmed vastasid MTA nõuetele ning võimaldasid õppuritel kasutada koolituskulude maksusoodustust.
Korteriühistute sihitud andmebaasi koostamine
Ülesande eesmärk oli koostada ajakohane korteriühistute andmebaas maakondade lõikes, sealhulgas e-posti aadresside kontrollimine ja duplikaatide eemaldamine, et tagada korrektne ja kasutusvalmis kontaktibaas.
- asjakohaste otsingukriteeriumide määratlemine (korteriühistud)
- andmete päring e-Äriregistri masspäringu kaudu
- .xlsx-andmefaili töötlemine ja korrastamine
- e-posti aadresside duplikaatide eemaldamine ja andmete kvaliteedikontroll
- andmete filtreerimine maakondade lõikes
- lõpliku andmebaasi koostamine ja vormistamine
Klient sai ajakohase ja puhastatud korteriühistute andmebaasi, mis sobib sihitud teavituste, turundustegevuste või edasise analüüsi läbiviimiseks.
Gmaili postkasti korrastamine ja automatiseerimine
Ülesande eesmärk oli korrastada Gmaili postkast ning luua süsteemne ja osaliselt automatiseeritud struktuur, mis võimaldab kirju kiiremini leida, tööprotsessi sujuvamalt hallata ning hoida postkasti püsivalt korrastatuna.
- siltide ja alamsiltide loomine (nt „Projektid“, „Raamatupidamine“ koos alamsiltidega)
- olemasolevate kirjade struktureerimine vastavalt töövoogudele
- automaatsete filtrite seadistamine teemade, saatjate ja märksõnade alusel
- korrektse saatja allkirja loomine koos ettevõtte logo ja Eesti dokumentide standarditele vastava vormistusega
- kirjamallide (šabloonide) loomine ja seadistamine
- kontaktide korrastamine
Klient sai loogilise ja selge struktuuriga Gmaili postkasti, kus kirjad on kategoriseeritud ja kergesti leitavad. Lisaks sai klient juhendi, kuidas edaspidi postkasti korrastatuna hoida, kasutades Zero Inboxi põhimõtteid. Igapäevane töö muutus kiiremaks ja süsteemsemaks.
Juhendi koostamine Scribe'i abil
Ülesande eesmärk oli koostada kliendile selge ja visuaalne samm-sammuline juhend, mis võimaldab soovitud tegevuse kiiresti ja iseseisvalt läbi viia.
- tegevusprotsessi kaardistamine
- samm-sammulise juhendi loomine Scribe'i abil
- selgituste lisamine ekraanipiltidele
- juhendi struktureerimine loogiliseks ja arusaadavaks tervikuks
Klient sai lihtsasti jälgitava ja visuaalselt selge juhendi, mis vähendas lisaselgituste vajadust ning võimaldas tal vajalikud toimingud iseseisvalt ja kiirelt täita.